NEXTportal tips en trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over de NEXTportal

Met de NEXTportal heeft uw cliënt 24/7 inzage in haar dossiers. Alle documenten en correspondentie zijn eenvoudig te raadplegen. Hiermee kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt. 

De NEXTportal wordt continu doorontwikkeld. In deze NEXTportal tips & trucs special houden we u op de hoogte van nieuwe functionaliteiten en bestaande functionaliteiten die u wellicht nog niet kent. In dit eerste deel vindt u tips over:

  1. Home – dossier online uitgebreid;
  2. Relatie gerelateerde documenten publiceren;
  3. Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken;
  4. Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt. 

1. Home – dossier online uitgebreid
De functionaliteiten op het Home-scherm onder ‘Dossier Online’ zijn flink uitgebreid. Hier ziet u een overzicht van alle binnengekomen formulieren en geüploade stukken zoals legitimatiebewijzen en dergelijke. Deze kunt u met één druk op de knop opslaan in het desbetreffende dossier of bij de relatie.

Het scherm ‘Dossier Online’ is daarnaast uitgebreid met de optie ‘Ongelezen documenten’. Als u hier op klikt, krijgt u een overzicht van alle documenten die zijn gepubliceerd op de NEXTportal, maar die nog niet geopend zijn door de cliënt. U kunt zien om welk document het gaat en doorklikken naar het desbetreffende dossier. Verder heeft u hier ook de mogelijkheid om een herinnering naar de cliënt te sturen. De cliënt krijgt vervolgens een reminder dat er een nog ongelezen document klaar staat in de NEXTportal.

2. Relatie gerelateerde documenten publiceren
Naast het publiceren van documenten uit een dossier naar de NEXTportal is het ook mogelijk om relatie gerelateerde documenten te publiceren. Dit doet u door in het documenten scherm van een dossier te klikken op ‘Relatie-cliënt’.

Hier ziet u het overzicht van alle documenten die zijn opgeslagen onder de cliëntkaart (scherm ‘Digitaal’ in de relatie). U klikt op de rechtermuisknop en dan op ‘Publiceren’. U kunt het document eventueel nog omzetten naar PDF met sjabloon en vervolgens wordt het document gepubliceerd op de NEXTportal van de cliënt. 

3. Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken
U kunt de cliënt de mogelijkheid geven om zelf stukken te uploaden naar de NEXTportal. Dit doet u door middel van een ‘Verzoek om stukken’. Bij een verzoek om stukken wordt een begeleidende tekst meegestuurd. Dit wordt een tekstfragment genoemd. Deze tekstfragmenten kunt u zelf maken en aanpassen. U kunt dus een lijst maken met verschillende standaard teksten voor het hele kantoor om mee te sturen. Het standaard tekstfragment wat u kiest bij een verzoek om stukken kunt u altijd per keer nog handmatig aanpassen indien gewenst.

4. Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt 
Als u een partij (cliënt) heeft geautoriseerd voor een dossier in de NEXTportal dan ziet u deze terug in het dossier onder ‘Documenten’ / ‘Dossier Online’ / optie ‘Autoriseren’ / tabblad ‘Geautoriseerde partijen’. Als u vervolgens klikt op het potloodje (bewerken icoon) dan krijgt u een overzicht met accountinformatie. 

Hier kunt u bijvoorbeeld zien wanneer het account voor de NEXTportal is aangemaakt, wanneer er voor het laatst is ingelogd, of er al een wachtwoord is aangemaakt, enzovoort. Hier kunt u eventueel ook zaken aanpassen zoals het veranderen van het e-mailadres. U kunt het account op inactief zetten en deblokkeren op het moment dat de cliënt te vaak met verkeerde inloggegevens heeft ingelogd.
 
Tot slot ziet u ook wat de laatste vijf notificaties zijn geweest. Met behulp van dit overzicht heeft u dus inzicht hoe de cliënt de NEXTportal gebruikt.

Tips en trucs
Heeft u naar aanleiding van deze tips & trucs vragen of wilt u als kantoor gebruik gaan maken van de NEXTportal? Neem contact met ons op of schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips & trucs training: https://www.trivium.nl/nextacademy