Drie redenen om een cliëntportal in te zetten

‘Een cliëntportal is snel te implementeren en biedt de advocatuur grootse kansen’, aldus Peter Westerbeek (consultant Trivium Software). Samen met Peter bespreken we drie kansrijke toepassingen van een cliëntportal voor de advocatuur.

We beginnen bij het begin: Wat is een cliëntportal, Peter?
‘Een cliëntportal is een afgeschermde online omgeving waar de cliënt, op ieder gewenst tijdstip en apparaat, inzage heeft in zijn dossiers. Niet alleen de cliënt, maar ook kantoorgenoten en derde partijen kunnen, mits ze hiervoor toestemming hebben, relevante onderdelen inzien. Het cliëntportal van NEXTmatters is NEXTportal. Vanuit NEXTmatters stellen advocaten en ondersteunend personeel met één muisklik een document beschikbaar in dit portal. Cliënten ontvangen een e-mail met een melding en vinden in het portal de gevraagde actie en de relevante documenten. Een cliënt kan ook op verzoek van het kantoor zelf bestanden uploaden, zoals bijvoorbeeld een identiteitsbewijs.’

En een cliëntportal in één zin?
‘In één zin omschrijf ik een cliëntportal als een veilige manier van communiceren én een centrale plek om transparant binnen een zaak samen te werken. Op kantoor en onderweg.’

Hoe wordt de veiligheid geborgd?
‘Het kantoor behoudt de controle wie toegang krijgt en waartoe. De cliënt of derde partij ontvangt een geautomatiseerde email met een link naar NEXTportal. Na het aanklikken van de e-mail dient de cliënt een zelfgekozen wachtwoord op te geven. De cloud omgeving waarin NEXTportal draait is voorzien van de laatste eisen op het gebied van security.’

En nu op naar de kansen, vertel: welke kansen zie je voor de advocatuur?
‘Deze kan ik samenvatten in drie kansen.

Kans #1: Veilig communiceren
Het is van groot belang om veilig om te gaan met data van cliënten. Hiervan maakt veilig communiceren een belangrijk onderdeel uit. Het via e-mail versturen van juridische en persoonlijke documenten is niet altijd gewenst. Een cliëntportal is een prima alternatief om snel te communiceren en documenten te delen, maar dan veilig. Bij een email weet je nooit zeker of hij ontvangen is en door wie. Bij de portal weet je exact welke gebruiker wanneer is ingelogd en welke informatie hij heeft geraadpleegd.

In het geval van het uploaden van documenten moet je het portal zien als een soort sluis. Die sluis bepaalt of het document binnen wordt gelaten of niet. Dit wordt bepaald aan de hand van diverse criteria en geautomatiseerde checks op malware en virussen. Uiteraard maken juridische professionals daarnaast nog gebruik van hun vertrouwde mailomgeving - die overigens in de toekomst ook veilig geïntegreerd wordt in NEXTmatters. Het portal is het aanvullende communicatieplatform als je zoekt naar extra zekerheid.’

Kans #2: Eén centrale werkomgeving voor efficiëntie en transparantie
‘Door documenten te delen via de cliëntportal kun je voorzien in versiebeheer van documenten. Daarnaast is een portal een centrale verzamelplek, die overzicht biedt voor alle partijen. De medewerkers van het kantoor zien alle acties overzichtelijk in NEXTmatters terug. De cliënt heeft inzicht in zijn acties en herinneringen binnen al zijn lopende dossiers en ziet de voortgang in een proces met behulp van de voortgangslijsten. Iedereen is realtime op de hoogte van de status van dossiers, ook onderweg.

Documenten genereren
Op den duur is het zelfs mogelijk om juridische documenten, zoals contracten, automatisch te genereren aan de hand dynamische vragenlijsten in het portal. De gegevens van de cliënt worden automatisch uit NEXTmatters gehaald, ingevuld en de overeenkomst wordt automatisch gegenereerd voor de behandelaar.

Kluisservice
Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om middels het portal een aanvullende service aan te bieden: de ‘kluisservice’. Denk bijvoorbeeld aan een familie die graag additionele documenten rondom erfrecht centraal wil opslaan. In overleg met het kantoor wordt bepaald of vooraf gedefinieerde documenten geüpload mogen worden. Ook dit kan pas weer na goedkeuring van de betreffende advocaat.’

Het op deze manier gecentraliseerd werken en communiceren met cliënten leidt tot een aanzienlijke tijdswinst. Daarnaast geeft het portal de cliënt voortdurend inzicht in de werkzaamheden, wat uiteindelijk leidt tot meer begrip voor bijvoorbeeld gemaakte uren en kosten.

Kans #3: Declaraties worden sneller betaald
‘Binnen het cliëntportal zijn kantoren in staat declaraties beschikbaar te stellen. Deze facturen kunnen eenvoudig via geïntegreerde iDEAL koppeling betaald worden. Doordat kantoren meer transparantie bieden omtrent het uitgevoerde werk, worden (deel)facturen over het algemeen sneller voldaan. Bovendien werk je als kantoor effectiever en ben je minder tijd kwijt aan administratie.’

En tot slot?
‘Een cliëntportal biedt fantastische kansen voor de advocatuur terwijl deze eenvoudig en snel, tegen minimale kosten, te implementeren is. Eén aandachtspunt: wil je als kantoor maximaal de vruchten plukken van een cliëntportal dan is het aan te raden om goed na te denken waarom en waarvoor je een portal wenst in te zetten. Daarover samen met ons sparren is een mooie eerste stap.