De rol van Microsoft in de Modern Workplace en het Kantoor van de Toekomst

Hendri van Norden - Manager Sales ICT Concept: Van 14 tot 18 juli was ik – samen met 450 andere Nederlandse deelnemers – in Las Vegas aanwezig op Microsoft Inspire, het jaarlijkse evenement voor de wereldwijde Microsoft partners. Hier krijgen we inzicht in de strategie, innovaties en lanceringen van Microsoft voor het komende jaar. Ik heb vooral vanuit het perspectief van de Nederlandse juridische sector gekeken naar alle informatie. Daarbij heb ik gezocht welke nieuwe Microsoft ontwikkelingen op het gebied van ICT voor deze sector nu al relevant en toepasbaar zijn.

Toepasbare innovatie
Het is de missie van Microsoft om technologie te leveren waarmee mensen en bedrijven het maximale uit zichzelf kunnen halen. Continue innovatie is daar onlosmakelijk mee verbonden. Dat leidt tot grootschalige nieuwe ontwikkelingen in de markt, die ik met dit artikel wil terugbrengen naar de vraag wat de impact wordt op de ”Modern Workplace”.

Ontwikkeling van de Nederlandse markt
Microsoft heeft de afgelopen jaren een aantal keren de pijlers onder het businessmodel veranderd. Van ‘cloud first’ zijn we via ‘mobile first’ nu beland in het tijdperk van ‘data en AI first’. Wat we in de Nederlandse markt zien, is dat de meeste juridische organisaties nog bezig zijn met cloud en mobile. Met de combinatie van cloud en mobile kunnen medewerkers altijd en overal werken, waardoor sneller kan worden gereageerd en de productiviteit toeneemt.

Effectiever samenwerken
Veel ontwikkelingen richten zich op effectiever samenwerken – zowel binnen de organisatie, als met externen. De ingebouwde ‘translator’ optie in Microsoft Teams en Office zorgt er bijvoorbeeld voor dat mensen uit verschillende landen eenvoudiger kunnen samenwerken, doordat iedereen in zijn of haar eigen taal kan werken. Wat steeds gebruikelijker wordt is het delen van informatie en bestanden via team sites, in plaats van alles te mailen. Dit biedt grote voordelen op het gebied van versiebeheer – dus voorkomen van fouten – en veiligheid. Nog een interessante ontwikkeling is de mogelijkheid om via een online sessie samen tegelijkertijd in een Word document te werken, in plaats van met ‘track changes’ documenten heen en weer te mailen. Ook hier is veel tijdswinst te behalen en vermindert de kans op fouten en vergissingen.

Efficiënter vergaderen
In een van de sessies met een hoog ‘cool gehalte’ werd live transcriptie tijdens vergaderingengetoond. Er stond een “pod” op tafel die de personen herkende en de gesproken teksten omzette naar tekst op het scherm, waardoor notulen live werden vastgelegd. De acties die werden uitgesproken werden apart genoteerd op een actielijst. Dit is geen technologie die nu commercieel beschikbaar is, maar het gaat wel komen. Ik zie dit echt als een oplossing die dagelijks kan worden ingezet binnen de juridische sector en zal zorgen voor snellere en meer transparante verslaglegging en effectievere samenwerking.

Artificial Intelligence
Een andere technologie waar natuurlijk al veel over is geschreven is Artificial Intelligence. Ik geef een eenvoudig voorbeeld om de mogelijke toepassing en voordelen uit te leggen. Er wordt nu dagelijks veel eenvoudig werk verricht in de juridische praktijk, bijvoorbeeld het plannen van de afspraak van een cliënt met de advocaat. De mail over deze afspraak wordt doorgezet naar de secretaresse die telefonisch contact opneemt om agenda’s te vergelijken en de feitelijke afspraak in te plannen. Dit kost al snel een half uur en dat kan veel sneller door een intelligent systeem die deze vraag – al dan niet spraakgestuurd – direct kan afhandelen.

Vertrouwelijkheid en security
Er werd ook uitgebreid gesproken over vertrouwelijkheid en security. Microsoft gaat heel ver in de bescherming van data en het voldoen aan de Amerikaanse wet- en regelgeving. Tegelijkertijd stelde een spreker de terechte vraag of het in elke situatie verstandig is gevoelige – bijvoorbeeld juridische – data onder te brengen bij Microsoft. Wanneer u bijvoorbeeld gebruik maakt van Microsoft Office 365 dan hebt u een professionele omgeving voor e-mail en het delen van bestanden. Maar deze draait binnen de wereldwijde Azure (public cloud) omgeving en u hebt maar beperkt invloed op waar deze data worden opgeslagen. Een goed alternatief hiervoor vormt onze Hosted Exchange omgeving, waarbij u volledige Exchange functionaliteit gebruikt vanuit een Nederlands datacenter van een Nederlandse organisatie, inclusief lokale support en ondersteuning. U heeft hierdoor wel de voordelen van mail via Office 365, maar niet de nadelen van de publieke Azure cloud.

De waarde van het Microsoft platform
Microsoft levert een platform wat bestaat uit allerlei digitale ‘Legoblokjes’ voor een Modern Workplace en daar zit wat mij betreft de grote waarde van Microsoft. Hoe meer features van het Microsoft platform je als organisatie gebruikt, hoe meer synergie voordelen je hiervan kunt gebruiken. Zo wordt het bijvoorbeeld zelfs mogelijk om zelf kleine applicaties te ontwikkelen, bijvoorbeeld voor het automatiseren van repeterende processen. En dankzij de Microsoft technologie kan dat zonder hoogstaande programmeerkennis, veel sneller, minder foutgevoelig en met betere resultaten.

Modern Workplace en het Kantoor van de Toekomst
De Modern Workplace vormt een essentieel onderdeel van het Kantoor van de Toekomst. Het gaat daarbij niet om de techniek, maar om wat het u als juridisch professional oplevert: meer tijd voor uw cliënt, minder zorgen om randzaken en toegevoegde waarde voor uw kantoor. We informeren u graag over alle mogelijkheden tijdens een live inspiratiesessie annex demo bij ons op kantoor. Neem contact met ons op voor het plannen van een persoonlijke afspraak.